1. Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
Nazwa firmyArca Solar Sp. z o.o.
Adres siedzibyul. Przybyszewskiego 176/178, 93-120 Łódź, Polska
Telefon+48 573 580 000 / +48 42 300 10 88
Godziny pracyPoniedziałek – Piątek, 7:00–16:00
W sprawach dotyczących ochrony danych prosimy o kontakt e-mailowy z dopiskiem w temacie: „RODO/Ochrona danych".
2. Zakres i cel przetwarzania danych
2.1. Formularz kontaktowy i zapytania o wycenę
Przetwarzamy dane podawane dobrowolnie w formularzach na stronie arcasolar.pl:
- Imię i nazwisko lub nazwa firmy
- Adres e-mail oraz numer telefonu
- Treść zapytania, opis inwestycji
- Parametry techniczne projektu (moc, lokalizacja, typ instalacji)
Cel: odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty/wyceny, nawiązanie relacji biznesowej.
2.2. Zawarcie i realizacja umowy
W ramach kontraktów projektowych i wykonawczych przetwarzamy:
- Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, NIP, REGON, KRS
- Dane adresowe i kontaktowe: telefon, e-mail, osoby do kontaktu
- Dane finansowe: numer rachunku bankowego, dane do faktury
- Dane techniczne związane z projektem: lokalizacja inwestycji, dokumentacja techniczna i projektowa
Cel: realizacja umowy, wystawianie dokumentów rozliczeniowych, prowadzenie korespondencji i dokumentacji projektowej.
2.3. Dane zbierane automatycznie
Serwis zbiera automatycznie: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, czas odwiedzin, odwiedzone podstrony. Cel: bezpieczeństwo serwisu, analiza ruchu, optymalizacja działania.
2.4. Korespondencja e-mail i telefoniczna
Dane zawarte w korespondencji e-mail i rozmowach telefonicznych przetwarzane są wyłącznie w celu prowadzenia korespondencji biznesowej i archiwizacji.
2.5. Rekrutacja
Dane z dokumentów aplikacyjnych (CV, list motywacyjny) przetwarzane są wyłącznie na potrzeby bieżącej lub — za odrębną zgodą — przyszłych rekrutacji.
3. Podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z art. 6 RODO (Rozporządzenie UE 2016/679):
Art. 6 ust. 1 lit. aZgoda — formularz kontaktowy, newsletter, przyszłe rekrutacje
Art. 6 ust. 1 lit. bWykonanie umowy — realizacja kontraktu projektowego i wykonawczego
Art. 6 ust. 1 lit. cObowiązek prawny — faktury, obowiązki podatkowe, dokumentacja budowlana, BHP
Art. 6 ust. 1 lit. fPrawnie uzasadniony interes — bezpieczeństwo serwisu, dochodzenie roszczeń, archiwizacja
Zgoda może być wycofana w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
4. Odbiorcy danych — wewnętrzni i zewnętrzni
4.1. Dostęp wewnętrzny
Dane udostępniane są wyłącznie pracownikom i współpracownikom Arca Solar Sp. z o.o. na zasadzie „need-to-know" — w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania. Każda osoba mająca dostęp do danych jest zobowiązana umową o zachowaniu poufności.
4.2. Odbiorcy zewnętrzni
- Podwykonawcy i partnerzy projektowi — geodeci, inspektorzy nadzoru, laboratoria — wyłącznie na podstawie umów powierzenia lub klauzul poufności
- Dostawcy IT — hosting (własna infrastruktura Arca Solar, serwer Debian), poczta, systemy CRM — wyłącznie podmioty w EOG
- Biuro rachunkowe i doradcy podatkowi — w zakresie wymaganym przepisami prawa
- Kancelaria prawna — obsługa prawna, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami
- Organy administracji publicznej — Urząd Skarbowy, ZUS, nadzór budowlany, UDT — na podstawie przepisów prawa
- Operatorzy sieci OSD/OSP — w zakresie uzgodnień przyłączeniowych i warunków technicznych
4.3. Przekazywanie poza EOG
Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W przypadku projektów międzynarodowych stosujemy standardowe klauzule umowne KE lub inne mechanizmy zapewniające odpowiednią ochronę.
5. Okres przechowywania danych
Formularze kontaktowe12 miesięcy od ostatniego kontaktu lub do cofnięcia zgody
Umowy i faktury5 lat od końca roku podatkowego (ustawa o rachunkowości)
Dokumentacja projektowa10 lat od odbioru końcowego (Prawo budowlane)
Korespondencja biznesowa3 lata od zakończenia współpracy (przedawnienie roszczeń)
Rekrutacja bieżącaDo zakończenia procesu, max. 6 miesięcy
Rekrutacja przyszła12 miesięcy od wyrażenia zgody
Logi serwera90 dni
Dane pracownikówCzas trwania umowy + 10 lat (Kodeks Pracy)
Po upływie okresu dane są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Na podstawie RODO przysługują Pani/Panu następujące prawa:
Prawo dostępu (art. 15)
Uzyskanie informacji o przetwarzanych danych oraz otrzymanie ich kopii.
Prawo do sprostowania (art. 16)
Żądanie poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
Prawo do usunięcia (art. 17)
„Prawo do bycia zapomnianym" — usunięcie danych, gdy nie są już niezbędne lub przetwarzane niezgodnie z prawem.
Prawo do ograniczenia (art. 18)
Ograniczenie przetwarzania danych podczas weryfikacji ich prawidłowości lub zasadności.
Prawo do przenoszenia (art. 20)
Otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie i przeniesienie do innego administratora.
Prawo do sprzeciwu (art. 21)
Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
Aby skorzystać z praw, prosimy o kontakt: bok@arcasolar.pl — temat: „RODO". Odpowiedź w ciągu 30 dni. Przysługuje też prawo skargi do Prezesa UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa | uodo.gov.pl.
7. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka:
- Szyfrowanie komunikacji — protokół HTTPS/TLS
- Kontrola dostępu oparta na rolach (zasada minimalnych uprawnień)
- Regularne kopie zapasowe danych
- Serwer własny — administrowany i hostowany przez Arca Solar Sp. z o.o. na infrastrukturze Debian Linux, zlokalizowany na terenie Polski (EOG)
- Procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa
- Szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych
- Umowy o poufności z pracownikami i współpracownikami
W przypadku naruszenia bezpieczeństwa powodującego wysokie ryzyko poinformujemy osoby poszkodowane bez zbędnej zwłoki zgodnie z wymogami RODO.
8. Pliki cookies
Strona arcasolar.pl może wykorzystywać pliki cookies — małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika.
- Cookies niezbędne — prawidłowe działanie serwisu (sesja, bezpieczeństwo). Brak możliwości wyłączenia.
- Cookies analityczne — anonimowe dane o sposobie korzystania ze strony. Wymagają zgody.
- Cookies preferencji — zapamiętywanie wyborów użytkownika (np. język). Wymagają zgody.
Zarządzanie cookies możliwe przez ustawienia przeglądarki. Wyłączenie cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie strony.
9. Dane do użytku wewnętrznego firmy
Informacja o wewnętrznym przetwarzaniu danych: Arca Solar Sp. z o.o. przetwarza dane klientów, kontrahentów i partnerów biznesowych na własnej, wewnętrznej infrastrukturze serwerowej (serwer Debian Linux, lokalizacja: Polska). Dane nie są przekazywane do zewnętrznych usług przetwarzania w chmurze bez wyraźnej potrzeby i odpowiednich umów.
9.1. Dane przetwarzane wyłącznie wewnętrznie
Następujące kategorie danych przetwarzane są wyłącznie do celów wewnętrznych Arca Solar Sp. z o.o. i nie są udostępniane podmiotom trzecim bez wyraźnej podstawy prawnej:
- Dane kontrahentów i partnerów — pełne dane firmowe, historia współpracy, warunki handlowe, historia zamówień i zleceń projektowych
- Dokumentacja techniczna projektów — projekty budowlane, rysunki, schematy elektryczne, obliczenia inżynierskie, protokoły odbioru
- Dane finansowe i kosztorysy — oferty, umowy, faktury, analizy kosztów, marże — traktowane jako tajemnica przedsiębiorstwa
- Korespondencja biznesowa — archiwum e-mail i korespondencji z kontrahentami, organami administracyjnymi (OSD, UDT, nadzór budowlany)
- Dane pracowników i podwykonawców — uprawnienia, certyfikaty, dane do wypłat, harmonogramy prac
- Dane z formularzy wyceny — parametry techniczne zapytań, lokalizacje inwestycji, oczekiwania budżetowe klientów
9.2. Zasady dostępu do danych wewnętrznych
- Dostęp do danych wewnętrznych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy na podstawie pisemnych upoważnień
- Dane wewnętrzne chronione są hasłami i kontrolą dostępu na poziomie systemu operacyjnego serwera
- Pracownicy zobowiązani są do zachowania poufności danych wewnętrznych zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu współpracy
- Kopiowanie i wynoszenie danych poza systemy firmowe wymaga zgody zarządu
- Incydenty bezpieczeństwa dotyczące danych wewnętrznych podlegają natychmiastowemu zgłoszeniu do zarządu
9.3. Udostępnianie danych wewnętrznych na żądanie
Dane wewnętrzne mogą być przekazywane wyłącznie:
- Na podstawie przepisów prawa (organy ścigania, sądy, organy podatkowe, nadzór budowlany)
- Za wyraźną pisemną zgodą zarządu Arca Solar Sp. z o.o.
- W ramach realizacji umów — w zakresie ściśle niezbędnym do wykonania zlecenia
Wszelkie żądania dostępu do danych wewnętrznych zgłaszane przez podmioty zewnętrzne muszą być kierowane na adres: bok@arcasolar.pl z podaniem podstawy prawnej żądania.
10. Zmiany polityki i kontakt
Zastrzegamy prawo do aktualizacji niniejszej Polityki w przypadku zmiany przepisów prawa, wdrożenia nowych usług lub zmiany praktyk przetwarzania. O istotnych zmianach informujemy przez zaktualizowanie daty na tej stronie.
Adres korespondencyjnyArca Solar Sp. z o.o., ul. Przybyszewskiego 176/178, 93-120 Łódź
Organ nadzorczyPrezes UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa | uodo.gov.pl